Outil d'entreprise pour définir, gérer et diffuser
la cartographie des processus et les procédures associées. ..................................................
Objectifs
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·Constituer et maintenir une base de connaissances des Processus et Procédures dans le respect des normes ISO 9000 (description des activités des processus).
·Faciliter la gestion des processus et des procédures par les services concernés.
·Produire automatiquement la documentation associée dans un site intranet.
·Produire une présentation graphique des processus et structurée de chaque élément de la procédure, accessible sur le poste de travail des utilisateurs.
·Fournir aux gestionnaires des analyses croisées sur l'ensemble de la base de connaissances.
Solution mise en œuvre
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Définition d'un modèle entités-relations incluant une cartographie des processus de profondeur variable et une description des procédures.
Saisie simple des contenus autorisant une décentralisation de la saisie.
Accès aux procédures à travers la cartographie des processus.
Deux versions de description des procédures sont proposées :
·Version standard : chaque procédure est décrite par la succession des opérations (tâches) qui la compose ; les opérations sont qualifiées par les acteurs qui les exécutent et les transactions et/ou les documents utilisés.
·Version complète : chaque procédure est décrite par une succession d'instructions et chaque instruction se décompose en opérations (ou tâches) ; Les instructions sont qualifiées (entre autres) par les acteurs qui les exécutent, tandis que les opérations sont qualifiées par les transactions et/ou les documents utilisés.
Création assistée de logigrammes, les hyperliens sont automatiquement générés à partir de l'analyse détaillée des procédures contenues dans la base de connaissances.
Chaînage des procédures pour analyser les flux.
ISIMAN®Processus fournit de façon standard :
·Un tableau de séparation des tâches hyperactif,
·Une analyse par transaction et par document, de toutes leurs occurrences d'utilisation,
·Une analyse par acteur de toutes les procédures auxquelles ils participent, avec la liste des tâches qu'ils exécutent...
·Une restitution en tableau des charges (temps) par acteur et par procédures permettant de réaliser ensuite tout type de calcul de charges.
Toutes ces analyses sont automatiquement actualisées après chaque mise à jour de la base de connaissances.
Toute la navigation hyperactive dans le site intranet est mise en place par ISIMAN® Processus (les milliers d'hyperliens sont automatiquement gérés), résolvant ainsi le problème de la cohérence des mises à jour.
En option, ISIMAN®Processus propose :
·La cartographie des organisations de l'entreprise, la cartographie des systèmes d'information et la cartographie des risques.
·La gestion de la base de connaissances par plusieurs gestionnaires simultanés et le contrôle des habilitations, permettant ainsi une distribution de la gestion vers les services directement responsables de leurs procédures.
·Une version multisite permettant de gérer le différentiel de contenus entre des localisations distinctes à partir d'une base de référence et une option multilingue ouvre la gestion d'un site en plusieurs langues.
·L'intégration d'un volet géré en structure libre, qui permet d'inscrire les éléments généraux de la norme ISO 9000 et les éléments de communication générale autour du projet.
ISIMAN prend en charge toutes les fonctionnalités logistiques permettant un lancement, un suivi et un reporting professionnel avec un minimum de ressources humaines :
Déclenchement de façon sélective, par un administrateur fonctionnel, du processus de remontée d'informations
Mise à disposition automatique de formulaires dynamiques, pré-renseignés en fonction de la personne qui saisit, avec date de retour et période de relance
Gestion des workflows de remontée (un ou deux niveaux)
Gestion des relances jusqu'à obtention de tous les résultats
Mise en place d'une base de données dans l'environnement de publication permettant une traçabilité des informations remontées et un reporting graphique standard
Possibilité d'export de la totalité des résultats validés dans une feuille EXCEL permettant tout type de reporting personnalisé
Avantages
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Les avantages immédiats apportés par ISIMAN®Processus :
·Pour les concepteurs : deux approches complémentaires permettant soit de saisir dans le dessin en laissant ISIMAN mettre à jour la base de données en parallèle, soit saisir dans la base de données et demander la génération automatique du dessin,
·Pour les utilisateurs, des présentations graphiques conviviales : cartes de processus à tous les niveaux, diagrammes d'activités des processus et logigrammes de procédures,
·La garantie de cohérence de l'ensemble de la base de connaissances,
·Un outil évolutif (structures et présentation modélisées),
·Une analyse croisée automatique des composants,
·Une formation rapide des gestionnaires de contenus,
·Une lisibilité facile avec un accès permanent à la base des connaissances.
La solution ISIMAN Processus peut s'articuler avec les autres solutions de la démarche intégrée ISIMAN Entrepriseet en particulier pour : la gestion des risques, l'accompagnement ERP, la Comptabilité, la Qualité...
Marchés cibles
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ISIMAN®Processus se positionne aujourd'hui comme un outil unique sur le marché, à l'intention des entreprises et des cabinets de conseil :
·Souhaitant disposer d'un outil interactif de construction de la cartographie des processus en séances de travail,
·Soucieux de mettre en place une solution complète de gestion et de diffusion de leurs procédures dans le respect des normes,
·Réclamant un retour sur investissement basé sur l'amélioration globale du fonctionnement de l'entreprise, grâce à la disponibilité permanente d'un référentiel de procédures à jour,
·Souhaitant bénéficier de fonctions d'analyse et de gestion des procédures pour une meilleure efficacité du système d'information, sans avoir à supporter des charges de gestion excessives.
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