Pour organiser, gérer et publier sur intranet les grands référentiels stratégiques de l’entreprise …………………………………………..
Objectifs
Publier sur l’intranet de l’entreprise un ou plusieurs référentiels de plusieurs dizaines de milliers de pages
·Permettre à une équipe de quelques personnes de mettre à jour les contenus au fil de l’eau, simplement et sans aucune connaissance technique préalable
·Permettre la définition d’une structure pour chaque référentiel adaptée aux contenus et garante de la cohérence pour les utilisateurs
·Permettre d’utiliser les outils habituels du marché pour la création des contenus : MS/Office et Open Office
·Apporter toutes les garanties de pérennité indispensables pour des référentiels stratégiques
Autoriser des milliers de consultations simultanées dans le contexte de performances habituelles des réseaux d’entreprise
Solution mise en œuvre
La solution ISIMAN® Publication Intranet Office est organisée autour de la notion de référentiel stratégique d’entreprise.
Un tel référentiel est un ensemble d'informations gérable par une même organisation avec une approche métier garante de la qualité et de la pertinence des contenus.
Une ou plusieurs équipes peuvent gérer autant de référentiels que nécessaire. Cette modularité permet une progressivité dans l'implémentation tout en simplifiant des projets souvent complexes.
Un référentiel donné s'implémente de façon automatique à partir de modèles : structure de la base de données, interface de saisie et de gestion des contenus, publication de vues multiples sur intranet.
Deux grandes catégories de modèles sont proposées :
·Structure libre (ouverte). L'arborescence des rubriques et des sous-rubriques (plan du site) est entièrement à l'initiative des gestionnaires sans aucune limite (même principe qu'un explorateur de fichiers).
·Structure modélisée (prédéfinie). La structure des rubriques et des sous-rubriques ainsi que les liens possibles entre arborescences sont prédéfinis. Les gestionnaires peuvent créer autant de rubriques que nécessaire mais dans le cadre du modèle. Ces modèles sont paramétrés en fonction des besoins (documentation des procédures, des produits, des formations...).
Le processus de publication est organisé en 2 ou 3 étapes afin de permettre à chaque client, pour chaque référentiel, de trouver le meilleur équilibre entre les volumes gérés, les temps de traitement et les temps de réponse pour les utilisateurs :
·Gestion des contenus Création collaborative des rubriques et des contenus correspondants (saisie directe dans ISIMAN® ou référencement de fichiers bureautiques).
·Validation des mises à jour / Diffusion des contenus validésGénérations programmables de vues intranet statiques (directement en format html) ou dynamiques (en format intermédiaire XML)
·Publication dynamique d’une vue intranet(étape optionnelle à partir du format XML)
La plate-forme ISIMAN® prend en charge toutes les tâches techniques nécessaires à la gestion des référentiels et à la gestion de l'intranet qui en résulte.
Fonctionnalités
Utilisation standard de MS/Office et de Open Office : les fichiers référencés peuvent être gardés dans leur format d'origine ou convertis au format intranet
Possibilité de définir des standards de saisie pour chaque rubrique au moyen de feuilles de style Word
Charte graphique, mode de navigation et structure des écrans paramétrables
Import de fichiers (Word, Excel, XML) pour reprise de l'existant ou mise à jour au fil de l'eau
Export de fichiers (Word, Excel, XML) pour échanges, aide à la rédaction, copie papier
Habilitations (contrôles d'accès en saisie et en consultation)
Multivue à partir d’une même génération intermédiaire XML.
Multilingue et multisite pour gérer une base de référence et des bases sites avec des adaptations locales
Moteur de recherche plein-texte
Statistiques de consultation
Nombreux outils d’aide à la gestion des contenus (profils de gestionnaires, recherches multicritères, analyse des liens, analyse des sources, listes et rapports ...)
Editeur graphique de cartes d'illustration et d’orientation, logigrammes, organigrammes.
Editeur de quiz, diaporama.
Avantages
Interface simple et intuitive, intégration des fichiers bureautiques Office Les équipes du client peuvent se concentrer sur la pertinence du contenu avec une très grande productivité. La mise en œuvre de ISIMAN® ne nécessite aucune compétence technique particulière. Décentralisation possible des tâches de rédaction :
·soit en utilisant le module client ISIMAN®
·soit en exportant des contenus élémentaires dans un fichier global balisé, puis en effectuant les mises à jour avec MS/Office ou Open Office et en ré-important les contenus mis à jour
Solution prête à l’emploinéanmoins adaptable à des besoins spécifiques clients. Possibilité de gérer plusieurs référentiels « clônés »en utilisant la même structure de modèle.
Cohérence des vues publiées Le principe de génération différentielle garantit la cohérence automatique des liens permettant une navigation sans heurts pour les utilisateurs dans les vues intranet. De plus, la mise à disposition d’un ordonnanceur permet de programmer ces traitements en heures creuses pour ne pas perturber les utilisateurs.
Efficacité dans un contexte de concentration des entreprises Les fonctionnalités éprouvées de gestion du multisite et éventuellement du multilingue permettent de mutualiser la charge de gestion des contenus.
Production de documents papier A partir des informations contenues dans les référentiels, il est possible de générer tout type de document « papier » pour les équipes projet ou pour les utilisateurs sur le terrain : Processus, Procédures… aux formats Word, Acrobat, Excel…
Pertinence de l'information pour les utilisateurs Grâce aux possibilités du multivue, différentes populations d’utilisateurs peuvent bénéficier de vues adaptées
Faible bande passante nécessaire en consultation La conversion des fichiers Office aux formats intranet et de nombreuses optimisations permettent de minimiser la bande passante nécessaire en consultation.
Evolutivité Le fait que des clients utilisent cette solution depuis plus de 15 ans montre que la solution garantit la pérennité des contenus (versions successives de MS/Office). De plus, la solution autorise les évolutions tant au niveau de la présentation des fichiers de contenus ou des vues intranet que de la structure du modèle.
Prestations Keyword est en mesure d’intervenir avec des consultants spécialisés en publication de référentiels stratégiques et/ou de recommander des consultants indépendants et des cabinets de conseil, agréés ISIMAN®, pour toute forme d'assistance à la maîtrise d'ouvrage ou à la maîtrise d’œuvre.
Architecture technique
La plate-forme ISIMAN® comprend deux applications, ISIMAN® Production et ISIMAN® Publication, qui sont conformes aux standards internet/intranet. Chacune d’elles peut être installée sur un serveur Windows ou Linux/UNIX et peut être externalisée.
La plate-forme ISIMAN® s’intègre aisément dans le système d’information du client et dans son architecture technique :
·Interface avec les GED ouvertes (conformes WebDAV)
·Interface avec les annuaires d’entreprise (conformes LDAP)
·Interface avec les ERP (PGI) et autres applicatifs d’entreprise
Marchés cibles
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Toute grande entreprise ou grande administration qui souhaite publier sur intranet, de façon pérenne, au moins un référentiel structuré et révisable référençant des dizaines de milliers de fichiers Office à destination de milliers d’utilisateurs.
Les référentiels habituellement gérés avec cette solution sont des référentiels destinés à des réseaux d’agences, de filiales, d’affiliés : produits, argumentaires, tarifs, procédures, réglementation en vigueur…
ISIMAN® Publication Intranet Officene se réduit ni à une Gestion Electronique de Documents (GED), ni à un éditeur de pages html du type Editeur de Contenus (Content Management System ou CMS).
