Comment prendre en compte les exigences de la Loi de Sécurité Financière?
La loi de Sécurité Financière (LSF) a été promulguée le 1er Août 2003. Ses dispositions entrent en vigueur pour les exercices comptables ouverts à partir du 1er janvier 2003. La LSF n'est plus obligatoire pour les entreprises non cotées, mais elle le reste pour celles qui sont cotées et leurs filiales, ainsi que pour les établissements financiers.
Comment prendre en compte ses exigences pour ne pas mettre l’entreprise et ses dirigeants en défaut ?
Le point clé est que « le président du conseil d’administration ou de surveillance doit rendre compte dans un rapport à l'assemblée générale … des conditions de préparation et d'organisation des travaux du conseil ainsi que des procédures de contrôle interne mises en place par la société ».Quelques semaines, c’est peu et pourtant cela peut être assez. Tout dépend de ce que l’on veut faire et du budget que l’on est prêt à consacrer à une telle opération.
Les procédures de contrôle interne s’appuient sur les points de contrôle réalisés par les collaborateurs de l’entreprise, généralement l’encadrement.
L’information n’est pas disponible, il faut relancer un inventaire des points de contrôle
Est-ce bien sûr ? Si l’entreprise fait l’inventaire des sources d’informations existantes, elle va s’apercevoir que l’essentiel des informations est disponible : certaines bases ont été mises sur pied pour l’Audit, les Risques, les Procédures métiers. De plus, les commissaires aux comptes ont vraisemblablement effectué des audits au cours des 2 dernières années. Il convient donc de demander :
aux responsables concernés de vérifier la pertinence de ces informations
à un groupe de travail d’éliminer les redondances et de mettre en avant les manques qui nuiraient à la crédibilité de l’ensemble
Faut-il vraiment constituer un recueil homogène des points de contrôle ?
C’est préférable. Mais est-ce que Excel ou Word sont les meilleurs outils pour collecter, diffuser et évaluer ? C’est peu vraisemblable, vu la masse de questionnaires à collecter et à traiter, même si l’entreprise se limite à l’objectif de court terme. De plus, si l’entreprise souhaite capitaliser sur cet inventaire 2003, sans avoir à repayer en 2004... Un référentiel structuré est alors indispensable.
Quelle progressivité adopter dans cette mise en conformité ?
La loi fait déjà un distinguo entre procédures de contrôle interne relatives à l'élaboration et au traitement de l'information comptable et financière et toutes les procédures de contrôle interne en général. Les priorités sont donc fixées.
Les étapes possibles sont :
Mettre l’accent sur les points de contrôle financiers et comptables avec une évaluation annuelle
Insérer les points de contrôle dans les procédures métiers Finances et Comptabilité, avec la périodicité qui convient (démarrage progressif en 2004)
Généraliser la méthode à tous les processus de l’entreprise (2005)
A quoi peuvent servir les procédures de contrôle interne en dehors de la Loi de Sécurité Financière ?
La mise en place des procédures métiers étant le socle commun à toutes les politiques clés de l’entreprise (Cf. l’offre ISIMAN Entreprise), il est évident que l’effort consenti pour les points de contrôle est un investissement important pour les politiques suivantes :
Audit interne
Couverture des risques
Qualité
Après l’ISO 9001, la NRE, l’IAS/IFRS, les ratios McDonough, est-ce que la LSF pose un problème d’une nature particulière ?
Non, car ce sont toujours les mêmes notions de base qui sont manipulées : processus, procédures, instructions, points de contrôle, acteurs, risques, règles…
Est-ce que des points de contrôle interactifs seront bien acceptés par l’encadrement ?
Oui. Il s’agit en fait d’une opportunité à saisir. Il est démontré que les seuls intranets qui sont régulièrement consultés sont ceux qui sont « interactifs », c’est-à-dire ceux qui sont utilisés pour collecter de l’information. Pour les managers, la maîtrise des points de contrôle et leur évaluation sont une façon de rendre l’entreprise réactive. Les managers ne seront pas lents à comprendre que par ce moyen ils peuvent faire converger vers les services centraux leurs appréciations sur les procédures en place et les éventuels points de blocage.
Conclusion
En conclusion, deux stratégies peuvent être adoptées :
Mettre en place une équipe de consultants (internes / externes) pour lancer un inventaire des points de contrôle et réaliser une tournée des sites pour rencontrer tous les managers concernés et déclencher une vaste opération d’évaluation « sur papier »
S’appuyer sur les informations disponibles dans l’entreprise et sur un minimum de ressources pour mettre en place un site intranet conçu dès le départ pour publier et collecter les informations nécessaires auprès des managers concernés.
Le comparatif de ces deux types de solutions peut donc se résumer de la façon suivante :
