Documentation Administrative et Comptable sur Intranet dans 178

hypermarchés chez

Qu'apporte la documentation administrative et comptable sur intranet ?

Depuis 5 ans, Manuel Jimenez est contrôleur de gestion régional Languedoc Roussillon, responsable de l'animation du contrôle de gestion dans les 9 hypermarchés Carrefour entre Toulouse et Montpellier. Dès le départ il a été favorable au transfert de la documentation administrative et comptable (la DAC) sur Intranet.

Il nous dit : "C'est important pour les magasins d'avoir la DAC. Ils ont besoin d'un référentiel qui réponde à toutes leurs questions en matière de comptabilité, d'organisation, de procédures ...". Il explique son point de vue : "Quand j'étais en magasin, tous les jours j'étais obligé de chercher des réponses à mes questions dans la documentation papier ou auprès des collègues. La DAC permettra à tous d'avoir l'information juste au moment souhaité, sans être obligé de prendre le téléphone. En plus, on a la garantie que l'information est juste et fiable."

Pour Manuel Jimenez la DAC, c'est aussi "le gage d'harmonisation du travail et des procédures, nécessaire dans une société en croissance comme la notre". Il trouve que la DAC « c'est essentiel pour travailler dans les normes de la société ».

Le témoignage d'un utilisateur

Cet avis est partagé par les utilisateurs du terrain. Par exemple, Chantal Petit, manager comptable depuis 1998 à l'hypermarché d'Uzès dans le Gard nous explique que maintenant c'est à la DAC qu'elle se fie pour effectuer ses tâches de fin de mois :

« La DAC c'est un support convivial. Je sais que quand je vais consulter l'échéancier je trouverai la liste des tâches qui m'incombent, semaine par semaine. Ainsi, j'imprime mon papier pour la semaine et je le stabilote au fur et à mesure. Comme ça, je sais où j'en suis par rapport au travail. »
« L'autre rubrique que j'utilise beaucoup » dit-elle, « c'est la liste des états, car ça me permet d'accéder à ceux dont j'ai besoin pour envoyer les informations au siège. Cela veut dire que les services centraux reçoivent les mêmes formats d'informations depuis tous les magasins.»

Chantal Petit, manager comptable au travail devant l'échéancier de la DAC..

Le projet en bref

Après un travail de modélisation mené par Serge Cottan, Directeur de l'Organisation et des Projets Administratifs chez Carrefour France, la description de 560 événements et 300 schémas comptables a été réalisée en tâche de fond par une trentaine de collaborateurs Carrefour, chacun spécialiste dans son domaine. Les rédacteurs ont suivi 2 jours de formation concernant aussi bien l'utilisation du logiciel ISIMAN que les normes de rédaction. Un administrateur de la base de données, coordonne les mises à jour et les rédacteurs assurent les mises à jour en continue. Actuellement la DAC est consultée par 500 managers comptables, managers paie et contrôleurs de gestion dans 178 hypermarchés à travers la France.

Des extensions en cours de réalisation

Une extension concernant les Supermarchés Champion est actuellement en cours de réalisation, et sera publiée dans 500 supermarchés début 2004. La rédaction des procédures de la Logistique est également en cours. Fin 2004, des liens vers la nouvelle version du logiciel PeopleSoft utilisé à l'échelle mondiale par Carrefour, seront implémentés dans la DAC ainsi que des liens vers la documentation en ligne de ce logiciel. Un bel avenir pour la DAC.