Fonctionnalités des solutions ISIMAN®

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CONCEPTION DE REFERENTIELS

Conception par référentiels :

Keyword est à l’origine d’une conception par référentiels de l’intranet de publication, visant à définir des sous-ensembles cohérents d’informations, gérables par une même organisation ou entreprise : cette approche permet d’intégrer dans l’intranet une conception métier, garante de la qualité des contenus et de leur pertinence.

C’est ainsi que des équipes distinctes peuvent gérer de façon indépendante un « domaine juridique » et un « domaine de produits de crédits », mais avec la possibilité de créer des liens « produits vers réglementation applicable » et inversement des liens « réglementation vers produits concernés ».

Cette modularité dans la conception permet également une progressivité dans l’implémentation de différents référentiels, tout en simplifiant des projets souvent très complexes.

Ces référentiels s’implémentent de façon automatique à partir de plusieurs modèles (saisie et génération, structures de vues intranet, structures de restitutions diverses…).

GESTION DES CONTENUS

Gestion de contenus dans des référentiels de structure libre ou modélisée

ISIMAN® offre aux gestionnaires de contenus, deux modes de fonctionnement :

§         Edition dans un référentiel en structure libre, pour lequel le gestionnaire prend en charge la gestion de sa structure, la définition libre des liens et des supports de contenus,

§         Edition dans un référentiel en structure modélisée, par laquelle ISIMAN® génère automatiquement une structure de base de données et une interface de saisie à partir de la modélisation du domaine d’information : le gestionnaire n’a plus alors qu’à renseigner des champs, ISIMAN® prenant totalement en charge la gestion de la structure et des liens.

Edition collaborative de contenus

Bien que permettant de gérer des contenus dans des référentiels complexes, l’éditeur de contenus ISIMAN® a la réputation d’être simple d’utilisation et de pouvoir être mis dans toutes les mains.

Les fonctions nécessaires à une exploitation professionnelle sont couvertes :

• Saisie de contenus dans des structures arborescentes multiples et modélisées, structurant la méthode de travail des gestionnaires de contenus,
• Utilisation standard de la bureautique MS/Office pour les contenus à insérer par les gestionnaires métiers,
• Gestion des autorisations en mode création / mise à jour (ce qui permet une gestion des contenus décentralisée et sécurisée). Cette gestion peut être spécifiée de façon très fine car elle tient compte des structures arborescentes modélisées du référentiel.

Interface d’import / export de contenu XML pour tout échange de contenus normalisés

Initiative laissée aux gestionnaires d’intégrer des contenus à transformer ou non dans les formats intranet (html, gif, jpg). Prise en compte de tous formats propriétaires ou standard : PDF, AVI… pour les affichages en mode natif éditeur.

Tous les fichiers de contenus d’un référentiel peuvent être stockés dans une Gestion Electronique de Documents (GED) normalisée WebDAV. Ces contenus peuvent être, au choix de l’administrateur, historisés pour permettre l’archivage des versions antérieures.

Une fonction de saisie directe XML est en place ; elle sera disponible pour les clients dès l’apparition sur le marché, d’éditeurs de documents XML professionnels destinés à des utilisateurs non techniciens.

Possibilité de développer à la demande tout type d’import pour reprendre des contenus existants (Word, Excel…), et inversement pour les opérations d’export.

Possibilité de mettre en place des interfaces assistées de saisie en s’appuyant sur MS/Office.

Les PC des gestionnaires de contenus peuvent être connectés à tous réseaux locaux de l’organisation ou de l’entreprise et accéder au serveur ISIMAN® via l’intranet ou le réseau internet.

Validation des contenus

Les contenus des référentiels ISIMAN® sont rarement des documents à part entière : ce sont généralement des contenus multiples composant un document : un document du type procédure, processus ou module de formation n’existe que s’il est généré (document « composite »). La problématique de sa validation consiste donc à le déposer dans un répertoire (alternativement dans une GED, version n) et à le faire valider dans le cadre d’un circuit qu’il est possible de gérer avec l’outil de groupware ou de workflow de l’entreprise. Lorsque le document est validé, les corrections éventuelles sont alors insérées dans le référentiel par le gestionnaire habilité. La nouvelle version du document composite à jour est alors regénérée et déposée dans le même répertoire (alternativement dans la GED, version n+1).

FONCTIONNALITES PUISSANTES DE GESTION DES CONTENUS

Gestion automatisée des liens :

La cohérence des liens hiérarchiques et de tous hyperliens et leur maintenance au fur et à mesure de l’évolution des contenus est un des problèmes critiques de la cohérence des bases de connaissances.

ISIMAN®prend en charge la gestion et la génération automatique de ces liens à partir d’une analyse d’impact des modifications effectuées par les gestionnaires dans la base.

Ces fonctionnalités permettent de maintenir au quotidien des référentiels en évolution permanente qui contiennent plusieurs centaines de milliers de liens.

Gestion multisite, multilingue et multiversion des référentiels :

Chaque référentiel peut être géré selon des modalités particulières dépendant du contexte de gestion et du contexte de consultation :

• Multisite : cette fonctionnalité permet de décliner une base de référence pour l'adapter à des exigences locales (par pays, par région, par entité, ...) et donc de paralléliser les processus de mise à jour par une équipe centrale et des équipes locales. Des procédures centrales et locales permettent une synchronisation des bases en respectant les responsabilités des différentes équipes ;
• Multilingue : toute base d'un référentiel (multisite ou non) peut être multilingue ; ISIMAN® apporte une gestion des contenus en multilingue, des aides à la traduction, une interface d'export/import avec des outils de traduction automatique. L’interface utilisateur des vues intranet générées peut être aisément traduites en toute langue cible. Toutes les langues sont supportées (langues latines et langues « deux-octets ») ;
• Multiversion : cette fonctionnalité permet de créer des versions successives globales d’un même référentiel. Elle est complémentaire des deux précédentes car elle permet de synchroniser des mises à jour par rapport à la mise en service d'un applicatif, ERP ou autre.

PUBLICATION INTRANET

Publication HTML statique ou dynamique :

La chaîne de publication ISIMAN® permet à l’administrateur de tout référentiel, de décider librement d’une publication statique ou dynamique des pages HTML, en fonction des caractéristiques propres de son domaine , des performances des serveurs en place et des fonctions particulières demandées. Par exemple, il peut être décidé de publier régulièrement un référentiel de façon dynamique et d’alimenter des PC nomades de l’entreprise avec une vue Intranet statique sur CDROM.

Ce dispositif permet d’optimiser à la fois l’exploitation de l’ensemble de l’Intranet de publication et les services offerts aux utilisateurs. En particulier, la publication permet de gérer des droits d’accès en consultation ainsi que des services de Portail Emploi Personnalisé pour les utilisateurs (PEP).

INTERACTION AVEC L’APPLICATION ISIMAN® Web

Portail Emploi Personnalisé (PEP):

ISIMAN® intègre des fonctions d’accès filtrés dans toute Vue intranet publiée en mode dynamique par ISIMAN®. Tout utilisateur qui s’authentifie soit avec un annuaire d’entreprise (protocole LDAP) soit avec un module spécifique de ISIMAN® accède en priorité aux informations qui le concernent directement  : Le PEP permet un filtrage automatique des contenus les plus pertinents pour un profil utilisateur donné, améliorant le confort et la pertinence de la consultation, sans toutefois interdire l’accès à l’ensemble des informations du site.

Gestion des vues multiples :

A partir d’une génération unique au format XML des contenus d’un référentiel, ISIMAN® est en mesure d’assurer la publication dynamique de multiples vues Intranet(multivue). Par exemple, il est possible de publier une vue Intranet pour l’équipe projet et une vue pour les utilisateurs, correspondant à des logiques métiers différentes.

Gestion des habilitations :

ISIMAN®, en publication dynamique, permet une gestion des habilitations et autres droits en consultation, à partir d’un annuaire (protocole LDAP, propriétaire ou fourni par ISIMAN®). Les droits d’accès peuvent être définis sur une rubrique quelconque : ils sont automatiquement propagés à toutes les sous rubriques.

Moteur de recherche :

ISIMAN® intègre en standard un moteur de recherche multicritère permettant toute recherche dans un référentiel donné ; la recherche peut s’effectuer de différentes façons : dans la table des matières, dans les contenus, dans les mots-clés…

Ce moteur de recherche tient compte des habilitations en consultation.

Services interactifs :

Des formulaires de saisie paramétrables et dynamiques peuvent être publiés par l’application ISIMAN® Web. Ils sont pré-remplis à partir de leur contexte d'appel et sont stockés dans une base de données. Ces informations font l'objet de tableaux dereporting et/ou peuvent être réintégrées dans la publication.

Des workflowsde remontée d’information sont proposés généralement en liaison avec les services de formulaires. Les workflows peuvent comporter plusieurs étapes de validation. A chaque étape, le formulaire peut être retourné à l’étape précédente ou transmis à l’étape suivante, dans tous les cas accompagnés de commentaires.

Les services de reporting sont disponibles au fil de l’eau tant que tous les formulaires attendus ne sont pas validés. Lorsque tous les formulaires ont été renseignés et validés, un export de tous les formulaires est possible pour exploitation ultérieure dans un infocentre au format SQL et Excel.

Ces services applicatifs sont utilisables dans toutes les solutions ISIMAN® et peuvent permettre :

• D’évaluer toute politique sur le terrain en consultant les personnes concernées
• D’évaluer le contrôle interne
• D’évaluer les connaissances acquises
• De déclarer des incidents
• …

SECURITE

Gestion des autorisations en gestion des contenus :

ISIMAN® intègre un module de gestion des autorisations pour la gestion des contenus  : ce module permet de vérifier les habilitations d’accès à un référentiel, puis de contrôler les autorisations de mise à jour, de chaque rubrique ou entité :

• Droit à suppression,
• Droit à modification,
• Droit à création.

Cette fonction permet de sécuriser les opérations de mise à jour, de réduire les cycles de validation et surtout de distribuer les opérations de maintenance des contenus directement sur le poste de travail des personnes compétentes.

Cette option est d’autant plus importante que la gestion des contenus dans tout référentiel ISIMAN® est simple et peut être prise en main par de nombreux gestionnaires. Ces gestionnaires peuvent être répartis sur des sites distants et la gestion des droits entre eux est nécessaire pour éviter toute erreur préjudiciable.

Diffusion

L’administrateur fonctionnel du référentiel ou tout autre personne autorisée gère le périmètre des contenus diffusées dans les différentes vues intranet. Ce périmètre est ajustable de façon fine et sécurisée. Les utilisateurs habilités à consulter toute vue intranet ne peuvent consulter que les contenus qui font partie du périmètre « diffusée ».

CHOIX TECHNOLOGIQUES

Intégration des normes :

L’application ISIMAN^®  Web de publication intègre l’ensemble des normes applicables au domaine de l’internet / intranet : J2EE, XML, XSL, DHTML, CSS…

L’intégration de ces normes et l’utilisation de composants « open source » garantit le Client quant à la pérennité de la solution, son évolution technologique et son intégration dans le système d’information de l’entreprise.

La plate-forme ISIMAN de gestion des contenus :

Le déploiement de la solution ISIMAN® respecte les standards actuels en termes d’architecture d’exploitation 3-tiers :

• Un serveur logique ISIMAN® sur MS/Windows 32 bits et prochainement (fin 2004) sur UNIX (ou Linux),
• Une base de données librement choisie par le Client (JDBC cependant) : ORACLE, DB2, SQL Server, PostgreSQL…. ISIMAN® n’implique aucune obligation en ce sens,
• Un Client Java (local ou distant), accessible depuis tout poste autorisé, utilisé pour l’éditeur de contenus et l’administration fonctionnelle des référentiels.

Dans la version ISIMAN® 2008, un client léger sera ajouté à l’architecture actuelle. Ainsi les gestionnaires de contenus pourront effectuer leurs opérations habituelles en utilisant le logiciel de navigation internet.

Publicateur XML paramétré XSL :

La chaîne de publication ISIMAN® intègre un générateur qui permet de transformer l’ensemble de la base des contenus en une architecture globale XML.

Les caractéristiques de présentation de la base de connaissances font l’objet d’un paramétrage XSL (un par vue intranet sur le référentiel).

Keyword a mis en place un publicateur XML, qui exploite les paramètres XSL et qui peut travailler soit en batch pour fournir des pages statiques, soit en temps réel, page à page, pour une production dynamique des pages.

La présentation des pages HTML :

Les modèles de présentation des pages HTML sont réalisé au moyen de CSS (feuilles de style HTML). Un éditeur convivial est disponible dans ISIMAN® et permet au client de les faire évoluer aisément.

INTEGRATION AVEC LES ERP/PGI ET AUTRES APPLICATIONS

Bascules contextuelles

La bascule contextuelle avec les ERP (SAP, JD Edwards, Peoplesoft, ORACLE Application...) ou tous autres logiciels applicatifs, permet aux utilisateurs en situation opérationnelle de disposer d’une « aide en ligne » parfaitement adaptée ; cette bascule se fait grâce aux liens vers les contenus de la vue intranet correspondant au contexte de la transaction en cours.

La bascule inverse permet à un utilisateur de lancer directement une transaction et donc d’afficher directement l’écran de l’application correspondant à la page HTML qu’il est en train de consulter dans la vue intranet, avec un strict respect des habilitations.

Les services personnalisés par profil

Les services personnalisés par profil permettent aux utilisateurs de disposer de listes automatiques « filtrées » de leurs modules de formations, leurs transactions, leurs procédures, ... aussi bien depuis l'intranet que depuis l'ERP (SAP, JD Edwards, Peoplesoft,...).

INTEGRATION DANS TOUT PORTAIL DU MARCHE

L’application ISIMAN® Web de publication s’intègre naturellement dans toute plate-forme Web du marché basée sur les standards ouverts (J2EE). Il se peut que l’entreprise / organisation qui adopte une solution ISIMAN® dispose en outre d’un portail (SAP Portal, WebSphere Portal, Oracle Portal…). L’application ISIMAN® Web peut générer des « portlets » normalisés qui pourront également s’intégrer simplement dans ces portails.

INTEGRATION AVEC UN WORKFLOW OPERATIONNEL

Les référentiels ISIMAN® contiennent généralement des informations qui définissent des processus, des procédures, des rôles,… c’est-à-dire autant d’informations qui peuvent être intéressantes pour paramétrer des workflows opérationnels dans des produits du marché basés sur des standards ouverts (gestion des demandes d’achat, demande des demandes de formation…).

C’est précisément pour cela que Keyword noue des partenariats avec produits du marché pour que ses clients puisse bénéficier d’un ensemble de progiciels articulés et intégrés dans une offre globale.

EXPLOITATION ISIMAN®

Keyword a développé des fonctionnalités qui permettent d’exploiter ISIMAN® dans des architectures nouvelles et donc faciliter son utilisation par les clients :

• ISIMAN® livre en standard un Ordonnanceur pour les traitements batch. Un client peut néanmoins envisager d’utiliser son propre Ordonnanceur (par exemple : $Universe,…).
• Il est possible d’utiliser le service ISIMAN® On Line en connexion distante sur Internet. Toute entreprise / organisation peut s’abonner au service pour gérer ses contenus et publier des vues intranet, tout en s’affranchissant des contraintes d’intégration, d’exploitation et de maintenance logicielle. Ceci lui permet d’accéder à de nouvelles formules de commercialisation des Solutions ISIMAN® et de gagner un temps important dans la mise en œuvre de ses projets de référentiels.

Keyword propose également un service de prise de main à distance qui permet à l’entreprise/ organisation qui a souhaité installer ISIMAN® sur ses propres serveurs de confier l’administration technique de son serveur à Keyword.

Il est également possible au client d’héberger la plate-forme ISIMAN® et/ou l’application ISIMAN® Web chez un hébergeur et d’effectuer l’administration depuis ses propres locaux.

Enfin, l’utilisation par le client de système du type «service terminal » (modules clients et serveurs sur le serveur) est possible aussi bien en gestion des contenus qu’en service intranet (par exemple : CITRIX, TSE de Microsoft…).

MAINTENANCE DES MODELES D’UN REFENTIEL

Lorsque les clients souhaitent être indépendants de Keyword pour tout ce qui concerne la maintenance des modèles de leur référentiel (modèle de saisie/génération, modèle de vue Intranet, divers modèles de restitution pour les livres générés, les reports HTML, les formulaires…), Keyword propose des formations destinées à des concepteurs spécialistes des langages XML, XSL et des CSS.

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