CEGELEC UK Project Déployer IRIS Finance et former 150 utilisateurs sur 4 sites en 3 mois
Problématique du client
CEGELEC UK a retenu le logiciel IRIS Finance et devait le faire adapter à son mode de gestion par projets (budget, achats, facturation, reporting) avant de le déployerauprès de 150 utilisateurs répartis sur 4 sites en Ecosse, Angleterre et Pays de Galles.
Il s'agissait d'un projet typique d'accompagnement de déploiement. La particularité venait du fait que le délai de 3 mois avait été fixé avant démarrage pour paramétrer le logiciel et faire la migration des données ; toutes les tâches orientées utilisateurs devaient être effectuées en parallèle dans le même délai : consolider les connaissances autour d'IRIS, identifier les métiers concernés, faire la documentation utilisateur et les supports de formation, sensibiliser et former les utilisateurs.
La solution retenue
La contribution de Keyword a été double :
·D'une part : participer aux réunions d'intégration d'IRISFinance dans l'environnement de l'entreprise pour capter les éléments d'information pertinents pour les utilisateurs, consolider les connaissances dans une base gérée avec ISIMAN®, représenter les processus métiers, identifier les métiers concernés, préparer tous types de supports de formation papier en juste à temps : transverses et métier par métier, mettre à disposition un site Intranet dédié au projet, mettre en place une bascule contextuelle entre IRIS et l'Intranet ainsi qu'un affichage dynamique des écrans autorisés en fonction du nom et du métier de l'utilisateur
·D'autre part : préparer des exercices, tester le système et tenir à jour la liste des problèmes rencontrés, organiser les sessions de formation, site par site, aussi bien pour l'encadrement que pour les différents métiers, mettre en place des « leaders » susceptibles de démultiplier la formation auprès des utilisateurs, mettre en place un système de quizz pour faire l'évaluation des connaissances acquises lors des formations.
La solution ISIMAN®a été retenue car elle permet de gérer une base de connaissances (en structure, contenu, liens et présentation), pour une diffusion nationale dans un environnement technique et fonctionnel en évolution constante. La publication se fait au fur et à mesure et permet de disposer des supports papier toujours à jour, en juste à temps, sur le site même de la formation.
La méthodologie ISICHANGE® a permis de tenir le rythme de l'opération en rendant disponible à tout moment les informations pertinentes. A aucun moment, l'équipe d'accompagnement n'a été prise en défaut par rapport au planning qui était défini pour le paramétrage du logiciel et la migration des données.
Les atouts de la solution
Les atouts majeurs cités par les responsables sont :
·Le déploiement national du logiciel IRIS dans les délais impartis et la maîtrise en interne du logiciel malgré une formation légère (en moyenne 1,5 jour de formation par personne avant démarrage)
·Une génération automatique des pages du site Intranet et des documents WORD, garant d'une excellente productivité dans la création des supports
·La réactivité et la souplesse de l'atelier ISIMAN®qui a permis des mises à jour heure par heure
·Une documentation personnalisée pour l'utilisation d'IRIS dans le contexte d'une gestion de projets
·L'adaptation aux fortes contraintes d'architecture réseau d'un Groupe important
Evolution de la solution
Le démarrage du logiciel IRIS Finance chez CEGELEC UK préfigure le déploiement du même logiciel dans d'autres pays.
Les fonctionnalités d'ISIMAN®pour gérer un référentiel multi-sites et multilingue seront utilisées et permettront de minimiser le coût de déploiement pour les autres pays.
